KINH NGHIỆM CHỌN TOUR DU LỊCH CHO CÔNG TY: CÁCH TỐI ƯU LỊCH TRÌNH VÀ SIÊU TIẾT KIỆM CHI PHÍ
Được Sếp giao nhiệm vụ lên kế hoạch và lựa chọn tour du lịch cho toàn thể công ty chưa bao giờ là một công việc dễ dàng đối với bộ phận Hành chính – Nhân sự (HR). Làm sao để thiết kế một chuyến đi vừa vui vẻ, đổi mới, thắt chặt tình đoàn kết, lịch trình di chuyển khoa học không gây mệt mỏi nhưng ngân sách phải siêu tiết kiệm chi phí và minh bạch tuyệt đối?
Với hơn 10 năm kinh nghiệm điều hành và tổ chức các tour doanh nghiệp lớn nhỏ tại TP.HCM, H&L Tourist xin chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp bạn chủ động từ khâu lên ngân sách đến tối ưu lịch trình.
1. Bí Quyết Lập Ngân Sách Tour Doanh Nghiệp “Chuẩn Từng Đồng”
Sai lầm phổ biến của nhiều người tìm tour là chỉ nhìn vào mức giá tổng quát, ví dụ giá trọn gói 2.X triệu/khách, mà bỏ qua việc bóc tách dòng tiền chi tiết.
Để đạt tiêu chí siêu tiết kiệm chi phí mà không bị cắt giảm chất lượng dịch vụ, bạn cần lưu ý:
Định mức ăn uống hợp lý
Đối với khối văn phòng, khẩu vị ăn uống rất quan trọng. Bữa ăn sáng ngày đi nên dao động ở mức 80.000đ/suất với các món như bún bò, hủ tiếu hoặc phở bò.
Bữa chính tại nhà hàng nên đạt mức tối thiểu từ 140.000đ – 150.000đ/suất để đảm bảo thực đơn phù hợp với đoàn.
Riêng đêm Gala Dinner, định mức khoảng 300.000đ/suất có thể được sử dụng để xây dựng thực đơn tiệc phù hợp.
Tận dụng số lượng đoàn để giảm tiền xe
Chi phí thuê xe du lịch chiếm tỷ trọng lớn trong giá tour. Hãy tính toán chính xác số lượng nhân sự tham gia để lựa chọn dòng xe phù hợp.
Đoàn 20 người đi xe 29 chỗ có mức giá thực tế khoảng 9,5 triệu đồng; đoàn từ 35 người có thể sử dụng xe Universe 45 chỗ đời mới, mức giá khoảng 12,5 triệu đồng.
Số lượng thành viên tham gia càng đông, chi phí phân bổ trên mỗi người càng giảm.
2. Tối Ưu Lịch Trình: Đi Khoa Học – Nói Không Với Say Xe
Một lịch trình “siêu tiết kiệm chi phí” không có nghĩa là nhồi nhét quá nhiều điểm tham quan, chạy ngược chạy xuôi khiến nhân viên mệt mỏi.
Lịch trình cho khối văn phòng nên tuân thủ nguyên tắc:
Gom điểm theo cụm cung đường
Xe du lịch nên chạy theo một trục hợp lý, các điểm tham quan được sắp xếp theo từng cụm để hạn chế việc quay đầu, giảm thời gian di chuyển và tránh làm đoàn mất sức.
Ví dụ khi đi Đà Lạt, có thể sắp xếpHồ Tuyền Lâm vào cùng một nhóm điểm trong ngày 1, còn cụm Tà Nung – Vạn Thành bố trí vào ngày 2.
Tôn trọng mốc giờ nhận phòng 14h00
Một số lịch trình cố gắng đưa quá nhiều điểm tham quan vào buổi sáng và đầu giờ chiều khiến khách văn phòng không có thời gian nghỉ ngơi.
Một chương trình điều hành hợp lý nên cân nhắc đưa đoàn về khách sạn/resort trong khoảng 13h30 – 14h30, phù hợp với khung giờ nhận phòng tiêu chuẩn 14h00.
Sau khi cất hành lý, nghỉ ngơi và chuẩn bị, đoàn có thể tiếp tục chương trình buổi chiều trong trạng thái thoải mái hơn.
3. Cảnh Báo “Bẫy Chi Phí Phát Sinh Ẩn” Khi Đặt Tour Giá Rẻ
Nhiều doanh nghiệp chọn đơn vị báo giá rất thấp nhưng khi triển khai thực tế lại phát sinh nhiều khoản ngoài dự kiến.
Khi xem bảng báo giá, bạn cần kiểm tra kỹ:
Tiền thuê bãi biển riêng để tổ chức Team Building đã bao gồm chưa?
Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu và phí phục vụ nhà hàng đêm Gala Dinner đã bao gồm chưa?
Nước suối đóng chai, khăn lạnh và các vật dụng phục vụ đoàn có tính riêng không?
Nón du lịch cho nhân viên có nằm trong chương trình không?
Bảo hiểm du lịch nội địa có bao gồm không và mức trách nhiệm bảo hiểm là bao nhiêu?
Những khoản tưởng nhỏ nhưng với đoàn đông người có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng ngân sách.
Team Building Cho Doanh Nghiệp
Nếu doanh nghiệp muốn tăng tính gắn kết, Team Building có thể được thiết kế theo số lượng thành viên, không gian tổ chức và mục tiêu riêng của từng công ty.
Giá tour là một yếu tố quan trọng nhưng không nên là tiêu chí duy nhất.
Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên xem xét:
Lịch trình có phù hợp với thời gian thực tế hay không.
Xe sử dụng cho đoàn là loại nào.
Khách sạn có đúng tiêu chuẩn đã báo giá không.
Thực đơn và nhà hàng có phù hợp số lượng khách không.
Team Building và Gala Dinner gồm những hạng mục nào.
Những chi phí nào đã bao gồm và những chi phí nào chưa bao gồm.
Đơn vị tổ chức có khả năng điều chỉnh chương trình theo yêu cầu doanh nghiệp hay không.
Người phụ trách điều hành có theo sát đoàn trong suốt hành trình hay không.
Một chương trình tốt không nhất thiết phải có thật nhiều điểm tham quan. Quan trọng hơn là lịch trình hợp lý, dịch vụ rõ ràng và ngân sách được kiểm soát ngay từ đầu.
5. Có Nên Kết Hợp Tour Công Ty Với Team Building Và Gala Dinner?
Nếu doanh nghiệp muốn chuyến đi vừa nghỉ dưỡng vừa tạo hoạt động nội bộ, việc kết hợp du lịch – Team Building – Gala Dinner trong cùng chương trình có thể giúp tối ưu thời gian tổ chức.
Ban ngày, đoàn có thể tham quan và nghỉ dưỡng; buổi chiều tổ chức Team Building; buổi tối kết hợp Gala Dinner, vinh danh và giao lưu.
Đối với các đoàn khởi hành từ TP.HCM, những điểm đến có thời gian di chuyển hợp lý như Vũng Tàu có thể phù hợp với chương trình 2 ngày 1 đêm.
Một chuyến du lịch công ty tiết kiệm không có nghĩa là lựa chọn mọi dịch vụ ở mức giá thấp nhất.
Điều doanh nghiệp cần hướng đến là chi phí hợp lý so với trải nghiệm nhận được.
Nếu cắt giảm quá nhiều chi phí ăn uống, lưu trú hoặc phương tiện, nhân viên có thể không thoải mái. Ngược lại, nếu đầu tư quá nhiều vào những hạng mục không thực sự cần thiết, ngân sách sẽ bị đội lên.
Vì vậy, nên xác định trước:
Ngân sách → số lượng khách → thời gian → điểm đến → tiêu chuẩn dịch vụ → hoạt động Team Building/Gala Dinner.
Từ đó xây dựng chương trình phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu của doanh nghiệp.
7. Kinh Nghiệm Quan Trọng Nhất: Hỏi Rõ Trước Khi Chốt Tour
Trước khi ký hợp đồng, người phụ trách nên yêu cầu đơn vị du lịch xác nhận rõ:
Giá tour bao gồm những gì?
Những hạng mục nào chưa bao gồm?
Có khoản nào có thể phát sinh theo thực tế hay không?
Team Building và Gala Dinner gồm những dịch vụ nào?
Nếu số lượng khách thay đổi thì giá tour được điều chỉnh như thế nào?
Việc làm rõ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và hạn chế những tranh luận không đáng có sau khi chương trình bắt đầu.
H&L TOURIST – ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP
Với kinh nghiệm điều hành và tổ chức tour doanh nghiệp, H&L Tourist hỗ trợ xây dựng chương trình theo số lượng thành viên, ngân sách, thời gian và mục tiêu riêng của từng công ty.
Từ tour nghỉ dưỡng, Company Trip đến chương trình kết hợp Team Building – Gala Dinner, H&L Tourist có thể tư vấn và điều chỉnh lịch trình phù hợp với nhu cầu thực tế của từng đoàn.
Zalo