Kinh Nghiệm Đặt Tour Cho Doanh Nghiệp Cần Biết | Tiết Kiệm Chi Phí, Không Phát Sinh
Được giao nhiệm vụ tổ chức du lịch công ty (Company Trip) cho hàng chục, hàng trăm con người chưa bao giờ là việc dễ dàng. Người phụ trách, thường là bộ phận Nhân sự (HR) hoặc Hành chính, luôn phải đối mặt với áp lực vô hình: Làm sao để nhân viên chơi vui, ban giám đốc duyệt ngân sách hợp lý, và quan trọng nhất là không bị vỡ trận vì những khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.
Bài viết này không chia sẻ những lý thuyết suông. Đây là bộ cẩm nang được tổng hợp từ thực tế ngành lữ hành, giúp doanh nghiệp sở hữu một chuyến đi trọn vẹn, tối ưu chi phí đến từng đồng và kiểm soát ngân sách một cách thông minh nhất.
1. Bản chất của các khoản chi phí phát sinh từ đâu mà ra?
Trước khi muốn tiết kiệm, bạn phải hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến thâm hụt ngân sách. Trong ngành lữ hành, các công ty tour thường cạnh tranh nhau bằng giá công bố ban đầu rất rẻ để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, khi thực tế triển khai, doanh nghiệp mới phát hiện ra hàng loạt chi phí ẩn không được báo trước.
Đại đa số các khoản phát sinh thường nằm ở ba nhóm dịch vụ chính:
Dịch vụ Team Building và Gala Dinner: Giá tour cơ bản thường chỉ bao gồm dụng cụ trò chơi đơn giản. Các chi phí về thuê bãi biển riêng của resort, phí âm thanh ánh sáng dùng quá giờ, hoặc phí mang đồ uống từ ngoài vào nhà hàng (phí khui rượu) thường bị giấu đi và tính riêng sau chuyến đi.
Tiêu chuẩn lưu trú và phân phòng: Khi số lượng nhân sự tham gia có sự lẻ về giới tính (lẻ nam hoặc lẻ nữ), doanh nghiệp bắt buộc phải chịu phí phụ thu phòng đơn. Ngoài ra, việc nhân viên dẫn theo người thân, trẻ em phát sinh giường phụ (Extra bed) cũng là nguyên nhân khiến chi phí tăng vọt.
Phương tiện di chuyển: Khoản tiền tips (tiền bồi dưỡng) cho tài xế và hướng dẫn viên đôi khi không được ghi rõ trong hợp đồng trọn gói. Bên cạnh đó, nếu đoàn có nhu cầu di chuyển thêm đến các điểm mua sắm, ăn uống phát sinh ngoài lịch trình, nhà xe sẽ tính thêm phụ thu xăng dầu rất cao.
2. Quy trình 4 bước đặt tour doanh nghiệp tối ưu chi phí
Để kiểm soát dòng tiền ngay từ đầu, người phụ trách hãy áp dụng quy trình kiểm soát nghiêm ngặt theo 4 bước sau:
Bước 1: Khảo sát chính xác nhu cầu nội bộ
Đừng vội vàng liên hệ các đơn vị lữ hành khi chưa nắm rõ quân số thực tế. Bạn nên lập một bảng khảo sát nội bộ để chốt các thông tin cốt lõi bao gồm: Số lượng người lớn chắc chắn tham gia, số lượng trẻ em đi kèm (phân rõ độ tuổi để tính giá vé máy bay và land tour), và các yêu cầu đặc biệt như ăn chay, dị ứng thực phẩm hoặc hạn chế vận động mạnh. Việc chốt thời hạn đăng ký rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hủy phòng từ phía đối tác.
Bước 2: Tách biệt ngân sách cố định và ngân sách dự phòng
Một kế hoạch tài chính thông minh cho chuyến đi của công ty luôn tuân theo công thức: Tổng ngân sách bằng 90% chi phí cố định chi trả cho tour và 10% quỹ dự phòng. Khoản dự phòng này sẽ do người phụ trách giữ để chi trả cho các hoạt động tập thể tự phát như mua thêm nước uống, tổ chức giao lưu nhẹ ban đêm hoặc mua quà lưu niệm chung cho đoàn. Cách chia này giúp ngân sách cốt lõi của công ty luôn ở trạng thái an toàn.
Bước 3: So sánh báo giá bằng phương pháp bóc tách hạng mục
Khi nhận báo giá từ các đơn vị lữ hành, thay vì chỉ nhìn vào con số tổng cuối cùng, bạn hãy lập một bảng so sánh bóc tách các tiêu chuẩn dịch vụ: Khách sạn mấy sao và có bao gồm ăn sáng buffet chưa? Tiêu chuẩn bữa ăn chính là bao nhiêu tiền một suất và thực đơn gồm mấy món? Xe đưa đón thuộc đời năm bao nhiêu? Việc bóc tách này giúp bạn hiểu rõ số tiền mình bỏ ra có nhận lại chất lượng tương xứng hay không.
Bước 4: Thắt chặt các điều khoản trong hợp đồng
Để đảm bảo tiêu chí không phát sinh chi phí, trong hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và công ty du lịch bắt buộc phải thể hiện rõ điều khoản: Giá cam kết trong hợp đồng là giá trọn gói cho toàn bộ chương trình theo lịch trình đính kèm, phía đơn vị lữ hành không được phép thu thêm bất kỳ khoản phụ phí nào khác ngoài các dịch vụ do doanh nghiệp chủ động yêu cầu bằng văn bản.
3. Những mẹo đàm phán giúp doanh nghiệp nhận giá tốt nhất
Nếu muốn có một mức giá tối ưu mà chất lượng chuyến đi không bị giảm sút, doanh nghiệp có thể áp dụng các mẹo đàm phán sau:
Tận dụng số lượng đông để thương lượng quyền lợi: Với các đoàn doanh nghiệp có số lượng từ 40 khách trở lên (tương đương một xe 45 chỗ), bạn hoàn toàn có lợi thế để yêu cầu công ty tour tặng kèm các dịch vụ miễn phí như thiết kế banner treo xe, hỗ trợ gói chụp ảnh kỷ niệm, hoặc nâng cấp hạng phòng khách sạn cho ban giám đốc.
Tránh giờ cao điểm của điểm đến:Thay vì tổ chức hoạt động Team Building bãi biển vào đúng chiều thứ Bảy khi các bãi biển của resort đều quá tải và đẩy giá thuê loa đài lên cao, bạn có thể linh hoạt chuyển sang chiều thứ Sáu hoặc sáng thứ Bảy. Việc này vừa giúp đoàn có không gian riêng tư, vừa dễ dàng thương lượng giá thuê sân bãi.
Lên kế hoạch và đặt dịch vụ sớm từ 2 đến 3 tháng: Đặt tour sát ngày khởi hành đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chịu mức giá trần của vé máy bay và phòng khách sạn. Đặt dịch vụ sớm giúp các đơn vị lữ hành dễ dàng gom được dịch vụ giá sỉ từ hệ thống đối tác của họ, từ đó chiết khấu lại mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp.
4. Năm câu hỏi cần chất vấn đơn vị lữ hành trước khi ký kết
Trước khi đặt bút ký hợp đồng, người phụ trách hãy làm rõ với đơn vị bán tour 5 câu hỏi cốt lõi sau để bảo vệ quyền lợi cho công ty:
Chi phí tour đã bao gồm thuế VAT, phí tham quan tất cả các điểm trong lịch trình và bảo hiểm du lịch với mức đền bù tối đa là bao nhiêu?
Chi phí tổ chức Gala Dinner đã bao gồm phí khui rượu và phí phục vụ nếu doanh nghiệp tự mang đồ uống vào nhà hàng chưa?
Thực đơn các bữa ăn chính có thể thay đổi theo yêu cầu của doanh nghiệp trước chuyến đi tối đa bao nhiêu ngày?
Nếu gần đến ngày khởi hành có nhân sự gặp sự cố bất khả kháng không thể tham gia, chính sách hoàn hủy hoặc thay thế tên người của công ty sẽ được xử lý như thế nào?
Hướng dẫn viên đồng hành cùng đoàn là nhân sự thuộc biên chế chính thức của công ty lữ hành hay là cộng tác viên thuê ngoài?
Tổ chức một chuyến đi thành công cho doanh nghiệp không nằm ở việc bạn chi bao nhiêu tiền, mà nằm ở việc bạn kiểm soát dòng tiền đó hiệu quả ra sao. Lựa chọn một đơn vị lữ hành minh bạch về chi phí, có cam kết rõ ràng bằng hợp đồng pháp lý chính là bước đi quan trọng nhất giúp người phụ trách an tâm hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đối tác lữ hành chuyên nghiệp, cam kết thiết kế tour may đo theo đúng ngân sách và tuyệt đối không phát sinh chi phí ẩn, hãy liên hệ ngay với H&L Tourist để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
Thông tin liên hệ đặt tour tại H&L Tourist:
TPHCM: 415 Lê Văn Lương, Phường Tân Hưng, TP.HCM
Cần Thơ: P012 Đường Lý Thái Tổ, Phường Hưng Phú, TP. Cần Thơ
Zalo